BlogFachartikel, Interviews und Einblicke für Bio- und Naturkosmetik

Digitalisierung im Qualitätsmanagement – nicht nur für die Großen!

Um die Qualität von Kosmetik-Produkten gewährleisten zu können, gibt es Regulierungen sowie die GMP (Good Manufacturing Practice). Die Frage ist nun: Wie kann man die notwendige Dokumentation bewältigen? Für Tilman Küchler von DHC Business Solutions ist die Digitalisierung über eine geeignete Software ein notwendiger Schritt in Richtung Qualitätsmanagement.

Digitalisierung im Qualitätsmanagement - Anforderungen für produzierende Unternehmen. Foto: fotolia/Kadmy

Digitalisierung im Qualitätsmanagement – Anforderungen für produzierende Unternehmen. Foto: fotolia/Kadmy

In der Naturkosmetikbranche gibt es sie auch, die engmaschigen Regulierungen für gute Herstellungspraxis oder GMP (Good Manufacturing Practice). Ihre Absicht ist klar: Die Qualität der Produktion und die der fertigen Produkte soll gewährleistet werden. Auch die neue und nicht unumstrittene ISO 16128 teilt dieses Anliegen, selbst wenn sie hinter die Transparenz der gängigen Labels für Naturkosmetik zurückfallen mag. Wie auch immer man dazu steht, Fakt ist: Die Norm gilt und zieht, wie andere Normen für GMP auch, einen Rattenschwanz an regulatorischen Anforderungen für produzierende Unternehmen nach sich.

Im Zuge dessen treten viele Fragen auf: Wie geht man mit diesen Vorgaben sinnvollerweise um? Lässt sich die Regelungsdichte eigentlich noch effizient bewältigen? Wie verwaltet man zum Beispiel zigtausend wichtige Dokumente, sodass die regulatorische „Compliance“ im Unternehmen gegeben ist? Wie verhält es sich mit der notwendigen Dokumentation von Abweichungen in der Produktion, mit korrigierenden oder vorbeugenden Maßnahmen, mit Änderungen an Produkten und mit Reklamationen von Kunden?

Auch hier sind genaue und nachvollziehbare Aufzeichnungen gefordert und die werden im Rahmen von Auditierungen, Zertifizierungen und Zulassungen im Detail überprüft.

Digitale Lösungen vs. klassischer Weg

Man könnte angesichts dieser engmaschigen Regulierung zu dem Schluss kommen: Wer für Schönheit produzieren will, muss leiden. Und in der Tat sind „Regulatory Affairs“ ein kompliziertes und komplexes Geschäft, für kleine Unternehmen genauso wie für die Großen. Kein Wunder daher, dass verstärkt nach Möglichkeiten gesucht wird, die Komplexität zu reduzieren und Prozesse durch Automatisierung zu vereinfachen und somit verlässlicher zu machen. Hier sind digitale Lösungen gefragt.

Das ist dann auch die Kernaussage, die sich auf Basis unserer Umfrage im Frühjahr 2018 zum Stand der Digitalisierung in der Naturkosmetikbranche treffen lässt. Hier kann diese Umfrage angefordert werden.

Digitalisierung ist ein Trend – nicht nur für kundennahe Prozesse in Marketing und Vertrieb, sondern auch für Compliance und Qualität.

Das ist insofern von Bedeutung, da in der Branche vieles noch „von Hand“ und „auf Papier“ gemacht wird. Um ein Beispiel zu nennen: Arbeits- oder Herstellanweisungen werden gerne ausgedruckt, verteilt und bei Änderungen detektivisch wieder eingesammelt. Das unterschriebene Original liegt im Archiv, Kopien sind im Umlauf und jeder hofft, dass in der Produktion auch wirklich überall mit der aktuellen Version gearbeitet wird. Nicht dass dies zwangsläufig zu Katastrophen führen würde. Aber die durchaus gängige Praxis ist umständlich, häufig fehleranfällig und unter regulatorischen Gesichtspunkten alles andere als wasserdicht.

Softwarelösungen für Qualitätsmanagement

Kein Wunder also, dass in der Branche das Interesse an Softwarelösungen für Qualitätsmanagement (QM) und GMP wächst. Vor allem mittelgroße und große Hersteller sind hier sehr aktiv. Die Motive sind eindeutig:

  • QM-Prozesse sollen einfacher und kostengünstiger werden,
  • man erwartet mehr Transparenz im Qualitätsmanagement und
  • es besteht die Hoffnung, dass die regulatorische Compliance des Unternehmens verbessert wird.

Diese Erwartungen, das zeigen die Umfrageergebnisse, beziehen sich insbesondere auf das bereits erwähnte Dokumentenmanagement. Also die verlässliche und regulatorisch konforme Verwaltung und Verteilung von Dokumenten mit anweisendem Charakter und die erforderliche Schulung von Mitarbeitern, die mit diesen Anweisungen arbeiten müssen.

Erleichterungen durch Software-Unterstützung erwarten Unternehmen zudem beim Management von Abweichungen und entsprechenden Korrekturmaßnahmen (CAPA-Management). Und auch beim Umgang mit Reklamationen, bei der Qualifizierung von Lieferanten und mit Blick auf externe Audits erkennen Unternehmen der Branche einen Mehrwert, der sich durch den Einsatz von Software-Lösungen erzielen lässt. Man kann also zusammenfassen: Auch in der Naturkosmetik steht die digitale Transformation im Qualitäts- und Compliance-Management auf der Agenda.

Fazit

Nun könnte man einwenden, dass Digitalisierung im QM-Management ein Thema vor allem für die Großen ist. In der Branche gibt es aber viele kleine, inhabergeführte und in ihrem Angebot sehr spezialisierte Unternehmen, für die sich ein digitales softwaregestütztes Qualitätsmanagement nicht lohnt.

So plausibel diese Beobachtung auf den ersten Blick erscheinen mag, sie erweist sich bei näherer Betrachtung als Trugschluss: „Hätten wir doch nur früher damit angefangen“, klagen größere Unternehmen nicht selten und quer durch alle Branchen, angesichts der oft unerwarteten Komplexität digitaler Transformationsprozesse.

Denn die Dynamik des regulatorischen Umfelds ist nicht zu unterschätzen und schnell ist im Unternehmen ein Zustand erreicht, in dem der digitale Veränderungsdruck groß, die Möglichkeiten zum Umsteuern jedoch begrenzt sind. Wer die Herausforderung sieht, sollte daher möglichst früh auf Digitalisierung setzen und damit wachsen. Auch dies ist eine Erkenntnis aus der Umfrage in der Naturkosmetikbranche.